Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes, et qui répond de vos renseignements

UpFlow est une agence de services établie au Québec. Nous construisons des sites web, des systèmes de réservation, des automatisations et des agents d’intelligence artificielle pour des entreprises.

Qui, exactement, répond de vos renseignements

Nous préférons le dire précisément plutôt que de laisser croire à une structure que nous n’avons pas.

Le responsable de la protection des renseignements personnels

La loi demande qu’une personne soit nommée et que son titre et ses coordonnées soient publiés (art. 3.1 al. 3). Cette personne est :

Les décisions sur vos renseignements — ce qu’on recueille, ce qu’on garde, ce qu’on détruit, comment on répond à une demande — se prennent par les deux cofondateurs. Un seul nom apparaît ci-dessus parce que la loi exige une personne physique identifiée, pas parce que l’un décide et que l’autre exécute.

Vous pouvez écrire à info@agenceupflow.com : les deux cofondateurs y ont accès, et l’un comme l’autre peut traiter votre demande.

2. Ce que nous recueillons, et pourquoi

Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin. Quand un renseignement n’est pas nécessaire, nous ne le demandons pas. La loi nous oblige à vous dire, sans que vous ayez à le demander, pourquoi nous recueillons un renseignement et par quel moyen (art. 8, 1° et 2°) — c’est ce que fait le tableau qui suit.

Prospection. Si nous vous contactons sans que vous nous ayez écrit d’abord, nous nous identifions et nous vous disons comment nous dire d’arrêter. Nous n’envoyons jamais de message texte ni de courriel commercial sans votre consentement : il n’est jamais présumé. La loi est explicite là-dessus — un consentement qui n’est pas manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises « ne vaut pas » (art. 14 al. 4), et il ne vaut que pour la durée nécessaire à ces fins (art. 14 al. 3).

3. Ce que vous nous confiez sur VOTRE clientèle

C’est la section la plus importante de cette page, et elle ne ressemble à aucune autre.

Quand vous déposez un document dans votre portail — une liste de clients, un horaire, un tableau de prix, une fiche de rendez-vous — ce document peut contenir des renseignements sur vos clients. Des personnes qui ne nous connaissent pas et qui n’ont rien signé avec nous. Voici nos engagements sur ces renseignements-là.

1. Ils restent les vôtres. Nous les détenons pour vous, dans le cadre du contrat de service que vous nous confiez. Vous n’avez pas à demander le consentement de votre clientèle pour nous les confier : l’art. 18.3 le permet expressément quand la communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service, à condition que le contrat soit écrit et porte les clauses que la loi énumère.

2. Nous ne nous en servons que pour vous. Pour faire fonctionner ce que vous avez acheté, et pour rien d’autre. Pas pour nos statistiques. Pas pour entraîner un modèle. Pas pour nos propres outils. Pas pour un autre client.

3. Nous ne les gardons pas après la fin du contrat. C’est écrit dans notre contrat de service parce que la loi l’exige : l’art. 18.3 al. 2, 2° impose que le contrat prévoie que le prestataire « ne le conserve pas après son expiration ». Une fenêtre de récupération n’existe que si le contrat l’écrit noir sur blanc.

4. Ils sont isolés. Chaque commerce a son espace. Une requête qui oublierait de préciser de quel commerce elle parle ne renvoie aucune ligne, jamais celles d’un autre. Nous le testons automatiquement à chaque changement du système, et nous pouvons vous le montrer.

5. Vous pouvez tout retirer. Retirer un document du portail efface le fichier, le texte qui en a été tiré et tout ce que nos agents en avaient mémorisé. Si l’effacement complet échoue, le retrait est annulé et vous le voyez à l’écran — nous préférons un échec visible à un document que vous croyez effacé et que nos agents citent encore.

6. Si un de vos clients nous écrit directement. Une personne qui est cliente de votre commerce et qui veut savoir ce que nous détenons sur elle sera dirigée vers vous : c’est vous qui la connaissez, et c’est vous qui êtes responsable de ces renseignements-là au sens de la loi — nous ne faisons que les traiter pour votre compte (art. 18.3). Nous vous aiderons à lui répondre, et nous ne laissons jamais sa demande sans réponse.

4. Combien de temps nous gardons vos renseignements

La règle : nous détruisons un renseignement quand la raison de l’avoir est atteinte. La loi ne fixe pas de durée ; elle fixe cette règle-là (art. 23 : lorsque les fins sont accomplies, le renseignement est détruit ou anonymisé). Chez nous, on détruit ; on n’anonymise pas — l’anonymisation au sens de l’art. 23 al. 2-3 est un processus documenté et vérifié, et nous n’en faisons aucun.

Le détail complet, catégorie par catégorie, est tenu à l’interne. Écrivez-nous pour connaître la durée qui s’applique à un renseignement précis : nous sommes tenus de vous la donner (art. 8 al. 3).

5. Qui d’autre voit ces renseignements

Chez nous

Nous sommes deux : Edouard Therrien et Philippe Giguère. Il n’y a ni employé, ni pigiste, ni stagiaire. Personne d’autre ne travaille sur vos données, et nous n’en revendons ni n’en échangeons aucune.

Nos fournisseurs, eux, hébergent techniquement ce que nous leur confions. C’est l’objet de la section qui suit, et nous l’écrivons au complet.

Nos fournisseurs, et ce que chacun reçoit vraiment

Ils n’ont le droit de se servir de vos renseignements que pour nous rendre le service demandé.

Une précision sur le portail, parce que la nuance est réelle. Le code qui lit vos données s’exécute à Montréal. Un filtre d’entrée, lui, s’exécute au point du réseau le plus proche de vous, où que vous soyez : il vérifie uniquement la présence de votre témoin de session pour décider s’il faut vous envoyer vers l’écran de connexion. Il ne lit aucune base de données et aucun renseignement.

Ce que nous n’utilisons pas aujourd’hui

Nous préférons le dire, parce qu’une politique qui annonce des destinataires imaginaires est aussi trompeuse qu’une politique qui en cache.

• Aucun envoi de message texte. Nous n’avons branché aucun fournisseur de SMS, et nous n’en avons jamais envoyé un seul.
• Aucun modèle de langage ne répond à votre place. Cette partie du portail n’est pas en service. Le tri automatique de vos documents, lui, est décrit dans le tableau des fournisseurs ci-dessus dès qu’il est activé pour un commerce — ce n’est pas la même chose : il classe et extrait des champs, il ne s’adresse jamais à vous ni à votre clientèle. (Corrigé le 12 septembre 2026 : cette puce disait aussi que le tri lui-même n’avait pas lieu ; ce n’est plus vrai dès qu’un commerce l’active — voir le tableau ci-dessus, ligne Anthropic.)

Le jour où l’un ou l’autre le devient, ce tableau et cette page changent avant, pas après.

Vos renseignements peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec

La loi nous oblige à vous le dire (art. 8 al. 2), et nous préférons le dire clairement plutôt que de l’enterrer dans une phrase. Le seuil qui compte est le Québec, pas le Canada : un serveur à Toronto est au Canada et hors du Québec.

• Votre base de données, vos fichiers déposés et le portail qui les affiche sont au Québec, à Montréal.
• Le texte extrait de vos documents sort du Québec quand il est transformé en mémoire consultable par vos agents. C’est ce qui permet de retrouver la bonne information dans ce que vous avez déposé. La question que vous tapez pour chercher dans vos documents sort par le même chemin.
• Ce que vous écrivez dans le formulaire de notre catalogue de services sort du Québec, et les messages que vous nous envoyez par la messagerie du portail aussi : notre outil de suivi commercial est hébergé aux États-Unis. Chaque message nous est aussi recopié par courriel : le service qui achemine ce courriel (Resend) est aux États-Unis, et notre boîte de courriel est chez Google. Quand nous vous répondons par courriel, notre réponse passe par les mêmes deux services avant de s’afficher dans votre messagerie.
• Votre adresse IP sort du Québec à chaque page du portail, vers les serveurs de polices de caractères nommés ci-dessus.
• Si vous vous connectez avec Google, votre adresse courriel transite par Google au moment de la connexion.
• Si vous vous connectez par un lien reçu par courriel, votre adresse et le contenu de ce courriel sortent du Québec : le service qui l’achemine (Resend) est aux États-Unis.
• Le texte déjà extrait d’un de vos documents sort du Québec dès l’ouverture de votre compte : c’est Anthropic, aux États-Unis, qui classe le document et, pour une liste de prix, en extrait les services. Il s’éteint sur simple demande.

Où nous en sommes avec l’article 17 — et nous le disons plutôt que de le taire

Avant de communiquer un renseignement personnel hors du Québec, l’art. 17 nous impose deux choses : une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée — c’est-à-dire écrire noir sur blanc ce que le fournisseur pourrait faire de vos renseignements, quelles protections il offre, et si le résultat est acceptable — et une entente écrite avec ce fournisseur, qui tienne compte de ce qu’on a trouvé (art. 17 al. 2).

Nous préférons cette phrase à celle qu’on lit d’habitude — « la loi nous impose une évaluation, et nous nous y conformons » — parce que la seconde serait fausse aujourd’hui. Une politique de confidentialité qui se déclare conforme sans l’être vous informe moins bien qu’une page qui dit où en est le travail.

Ce que nous pouvons affirmer, parce que nous l’avons mesuré : la liste ci-dessus est complète. Rien d’autre ne sort du Québec, et vos documents eux-mêmes — les fichiers que vous déposez — restent à Montréal. Cette page sera mise à jour, avec sa date d’entrée en vigueur, quand ces évaluations et ces ententes seront faites.

Personne d’autre

Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous ne les échangeons pas. Nous ne les communiquons à aucun tiers en dehors de ce qui est écrit ci-dessus, sauf si la loi nous y oblige ou si vous nous le demandez.

6. Vos droits, et comment les exercer

Ce que vous pouvez demander

Accès (art. 27). Savoir si nous détenons des renseignements sur vous, les consulter, et en obtenir une copie.

Rectification (art. 28). Faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque. Et faire supprimer un renseignement dont la conservation n’est plus autorisée par la loi — c’est par là que passe une demande d’effacement.

Vos messages, et leurs copies. Une demande de correction ou d’effacement qui porte sur un message de la messagerie vise aussi ses copies hors du portail — dans notre boîte de courriel, dans notre outil de suivi commercial et chez Resend. Nous les effaçons à la main et nous vous disons ce qui a été effacé. Une copie que Resend garde encore s’efface à l’expiration de sa propre durée de conservation si nous ne pouvons pas la retirer plus tôt : nous vous le disons aussi.

Retrait du consentement (art. 8, 4°). Retirer, en tout temps, un consentement que vous nous avez donné — par exemple pour recevoir des messages texte ou des courriels commerciaux.

Portabilité (art. 27 al. 3). Recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis. Dans le portail, cette demande se fait en un geste : vous téléchargez vous-même une archive de vos fichiers et de vos saisies, avec la liste de ce qu’elle contient.

Comment faire

Écrivez à info@agenceupflow.com. C’est une boîte que les deux cofondateurs relèvent, et c’est le moyen le plus rapide d’obtenir une réponse.

• Faites votre demande par écrit et donnez-nous de quoi vérifier votre identité (art. 30). Nous ne répondons pas à une demande anonyme : ce serait le moyen le plus simple d’obtenir les renseignements de quelqu’un d’autre.
• Nous répondons par écrit dans les 30 jours de la réception de votre demande (art. 32). Une absence de réponse dans ce délai équivaut à un refus, et vous ouvre un recours (art. 42).
• Si nous refusons, nous vous disons sur quelle disposition de la loi nous nous appuyons, quels recours vous avez et dans quel délai les exercer (art. 34). Et nous vous aidons à comprendre.
• Si nous acquiesçons, nous vous remettons sans frais une copie du renseignement corrigé, ou une attestation de sa suppression (art. 35).
• Une demande d’accès refusée gèle la destruction du renseignement visé, le temps que vos recours soient épuisés (art. 36). Nous ne le détruisons pas pendant que vous le contestez.

Si vous êtes client d’un commerce qui utilise UpFlow et que votre demande porte sur des renseignements que ce commerce nous a confiés, nous dirigeons votre demande vers lui : c’est lui le responsable de ces renseignements-là, et nous ne faisons que les traiter pour son compte (art. 18.3). Nous vous le disons, nous ne laissons pas votre demande sans réponse.

7. Les décisions prises par une machine

Aujourd’hui, aucun de nos agents ne rend de décision et ne vous répond de lui-même. Cette partie du portail n’est pas en service, et nous préférons vous le dire plutôt que de décrire un système qui ne tourne pas.

Notre règle, pour le jour où l’un le fera : toute réponse produite par un de nos agents sera identifiée comme automatisée, directement à l’écran ou dans le message — pas dans des conditions d’utilisation qu’on ne lit pas. C’est un engagement que nous prenons, et il va plus loin que ce que l’art. 12.1 exige, puisque cet article ne vise que les décisions.

Si une décision vous concernant devait être prise exclusivement par un traitement automatisé, nous vous en informerions au plus tard au moment de vous annoncer la décision (art. 12.1). Et sur demande, nous vous dirions :

• quels renseignements ont servi à la prendre ;
• les raisons, ainsi que les principaux facteurs et paramètres qui y ont mené ;
• que vous pouvez faire rectifier les renseignements utilisés.

Et dans tous les cas, vous pouvez présenter vos observations à une personne chez nous, qui a le pouvoir de réviser la décision (art. 12.1 al. 3). Écrivez à info@agenceupflow.com. Chez nous, cette personne est l’un des deux cofondateurs — il n’y a personne d’autre à qui la demande pourrait être renvoyée.

8. Les témoins (« cookies »)

Notre portail utilise deux témoins, et seulement deux. Les deux sont nécessaires pour que la connexion fonctionne.

Nous ne posons aucun témoin publicitaire, aucun traceur, aucun outil de mesure d’audience. Si nous en ajoutions un, nous vous en informerions au préalable, et il arriverait éteint : c’est à vous de l’allumer, et nous vous dirions comment — l’art. 8.1 nous y oblige dès qu’une technologie sert à identifier, à localiser ou à profiler quelqu’un.

Ce qui n’est pas un témoin, mais qu’il faut quand même vous dire : les caractères affichés sur les pages du portail sont chargés depuis un serveur extérieur (Fontshare). Ce chargement ne pose rien sur votre appareil, mais il révèle votre adresse IP et votre navigateur à ce fournisseur, à chaque page. C’est écrit à la section 5 avec le reste. Y compris la page que vous lisez en ce moment : elle aussi charge ses caractères chez Fontshare.

9. Si quelque chose tourne mal

Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité (art. 3.8), y compris ceux qui ne présentent aucun risque pour vous — le règlement l’exige pour tous, pas seulement pour les graves. Nous le conservons cinq ans à compter du moment où nous en prenons connaissance (Règl. A-2.1, r. 3.1, art. 8).

Si un incident touchant vos renseignements présente un risque de préjudice sérieux (art. 3.5), nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec, et nous avisons les personnes concernées. Le risque s’apprécie selon la sensibilité du renseignement, les conséquences appréhendées et la probabilité qu’il soit utilisé à une fin préjudiciable (art. 3.7). L’avis dit ce qui s’est passé et ce que vous devriez faire.

Si l’incident touche des renseignements que vous nous avez confiés sur votre clientèle, nous vous prévenons sans délai (art. 18.3 al. 2) — y compris s’il ne s’agit que d’une tentative — et nous convenons avec vous de la façon d’aviser les personnes concernées. C’est vous qui les connaissez, et c’est vous qui décidez.

10. Si vous n’êtes pas satisfait

La loi nous demande d’avoir un processus de traitement des plaintes et de le publier en termes simples (art. 3.2 al. 2). Le nôtre tient en trois gestes, parce que nous sommes deux.

1. Écrivez-nous d’abord : info@agenceupflow.com. Nous accusons réception, nous examinons, et nous vous répondons par écrit. La plainte est traitée par le responsable de la protection des renseignements personnels nommé à la section 1 ; si elle le vise personnellement, elle est traitée par l’autre cofondateur.

2. Nous inscrivons ce que la plainte a révélé, et ce que nous avons changé.

3. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec, et exercer les recours prévus par la loi (art. 42 et suivants).

11. Modifications de cette politique

Si nous modifions cette politique, nous publions l’avis de modification sur cette page — l’art. 8.2 l’exige au même titre que la politique elle-même — et nous mettons à jour la date d’entrée en vigueur en haut. Nous vous prévenons directement quand le changement touche ce que nous faisons de vos renseignements.

12. Nous joindre

Le courriel est le moyen le plus rapide, et c’est celui que nous relevons. Si vous avez besoin d’écrire par la poste, demandez-nous l’adresse par courriel et nous vous la donnerons.